Ezért nem tudsz koncentrálni, amikor dolgoznod kellene

Az irodai környezetben sokszor képtelenség fókuszálni a munkára, ennek pedig számos oka van. Eleve nem beszélhetünk „a munkáról”, hiszen sok különböző típusú munkatevékenységet kell nap mint nap elvégeznünk, az elmélyülést igénylő feladatok sem mindig ugyanolyan körülmények között zajlanak gördülékenyen, és egyéni képességeink is eltérőek. Feladat- és személyiségfüggő, hogy mikor milyen környezetben tudunk igazán fókuszálni. Nincs minden esetre egyetlen alkalmas megoldás, ez pedig megnehezíti a munkáltató dolgát.

Akkor mégis hogyan kellene berendezni úgy az irodát, hogy az mindenkinek jó legyen? A Haworth kutatásának rövid ismertetésével most elmondjuk a probléma gyökerét, és a lehetséges tervezői válaszokat is!

Mikor koncentrálunk?

Koncentrált munkának tekintünk minden olyan feladatvégzést, amely elmélyülést, és ezért komolyabb szellemi erőfeszítést igényel. A feladat nehézségén és típusán, a dolgozó képességein, és a fizikai környezeten múlik, hogy egy ilyen feladatot mennyi idő alatt tud a munkavállaló elvégezni, és mekkora erőfeszítést kell hozzá tennie.

A koncentrációból a különböző hangok vagy vizuális ingerek zökkentenek ki a leggyakrabban (de persze az illatok, vagy a hirtelen bekövetkező hőérzetváltozás is elterelheti a figyelmet). Ha valamilyen látvány vagy hang megzavar minket, akkor az 3-23%-kal visszavethet minket a feladatunk elvégzésében.

A kizökkentés nem szükségszerűen rossz. Ha a dolgozó emiatt félbehagyja a munkát, az akár jótékony is lehet: egy spontán jött beszélgetés beindíthat új ötleteket, a kreatív feladatoknál pedig a legjobb ötletek gyakran éppen akkor jönnek, amikor hagyjuk az elménket kicsit elkalandozni. Vannak azonban olyan munkafolyamatok (ilyen például az olvasás), aminél viszont kifejezetten rossz, ha megzavarnak.

Ilyenkor áltagosan 25 percre van szükségünk ahhoz, hogy az eredeti feladatunkra újra koncentrálni tudjunk. Ebben a köztes időben könnyen lehet, hogy megcsinálunk két másik feladatot, azonban a feladatok szimultán végzése, a multitasking visszavetheti a koncentrációs képességünket, és emiatt később még kevésbé teljesítünk jól.

Mi történik a koncentrációnkkal, amikor valami megzavar minket?

Hogy a koncentráció mennyire igényel szellemi erőfeszítést, az függ attól, hogy mennyire vagyunk járatosak az adott feladat elvégzésében. Amikor valamilyen külső hatás ér minket, az agyunk először befogadja azt, majd kombinálja az új információt a meglévőkkel, és ily módon kiszámítja a lehetséges következményt vagy eredményt. Minél kevesebb előtudásunk van valamiről, annál nehezebb megjósolni az új helyzet kimenetelét (legyen az egy feladat, egy elkapott beszélgetés, vagy egy felmerülő probléma az irodában). Több információra van szükségünk a megoldásához, ezért jobban kell koncentrálnunk. Amikor az új információkat nem tudjuk hatékonyan rendezni, a feladatot nehéz lesz teljesíteni.

Mivel rutinfeladatainkat úgynevezett robotpilóta üzemmódban végzi az agy (ilyen a fogmosás, az evés, egy kulcs elfordítása a zárban, sokszor az autóvezetés, és természetesen munkánk számtalan aspektusa), így a begyakorolt, "öntudatlan", külön figyelmet nem igénylő feladatok esetén akár még beszélgetni is tudunk közben. Ezt a jelenséget mindenki ismeri: a keze szinte magától teszi a dolgát. A koncentráció inkább olyankor szükséges, amikor a feladat nagyobb szellemi kapacitást igényel, mert ismeretlen és új agyunk számára.

Fontos megjegyezni, hogy amikor a kizökkentő információ valójában se nem hasznos, se nem fontos a számunkra (pl. amikor a kollégánk privát telefonbeszélgetését halljuk), az agyunk akkor is „jósló” üzemmódba kapcsol, azaz megpróbálja összerakni az információkat és következtetéseket levonni belőle. Ha ez a beszélgetést csak félig halljuk, az agyunk még inkább rákapcsol, hiszen észleli a hangokat, érti a nyelvet, és szeretne értelmet is társítani a hallottakhoz, ez pedig kizökkent az eredeti feladatvégzésből.

A váratlan információk azonban nem mindig feleslegesek. Ha például tudjuk, hogy minden hónap első péntekén délben tűzriadó teszt van, akkor nem fogunk meglepődni rajta, azonban ha nem várt időpontban indul be, akkor felfigyelünk rá, és ez életeket menthet.

Vannak olyan helyzetek, amikor nem tudjuk figyelmen kívül hagyni a külső hatást, például, amikor szemtől szembe keresnek. Veled is előfordult már, hogy e-mail írás közben valaki elkezdett hozzád beszélni, és azon kaptad magad, hogy már nem is a saját gondolataidat, hanem az elhangzottakat gépeled? 

Lehet, hogy a kollégád számodra is fontos információt kezdett el közölni veled, azonban mivel olyan időpontba tette, amikor más feladattal foglalkoztál, a koncentrált munkavégzésnek megint csak lőttek.

Mit tehetünk a koncentráció megtartása érdekében?

Ahogyan a feladatok nehézsége és a dolgozók képessége is változó, úgy csakis a munkavállaló maga tudhatja, hogy az adott helyzetben milyen körülményekre van szüksége a nyugodt és koncentrált munkavégzéshez. Egy humánus munkahely a dolgozót támogatja abban, hogy megtalálja a neki megfelelő körülményeket. Hogyan?

Sok múlik a munkakultúránkon

Joggal feltételezhetjük, hogy a probléma a nyitott irodákkal van összefüggésben, és a privát irodaterek megoldást jelenthetnének, azonban ha a munkakultúra a „nyitott ajtók” mottót vallja, akkor falak ide vagy oda, ha egy feladat kellős közepén valaki beugrik a privát irodádba, ugyanúgy megzavar. (Nem is beszélve arról, amikor a virtuális térben értesítések és válaszra váró e-mailek armadája érkezik).

A problémán a munkakultúrára és a térhasználatra vonatkozó szabályok segíthetnek, például egy közös megegyezés arról, hogy ha valakinek telefonhívást kell intéznie, vagy ha két dolgozónak megbeszélnivalója van, akkor azt a munkaterületen kívül tegyék. A szükséges szabályok megfogalmazása nem csak a koncentrált munkavégzést segítheti, de az esetleges konfliktusokat is megspórolhatjuk vele.

Az irodának támogatnia kell a koncentrált munkavégzést

Ha tudjuk, hogy hol és mikor keressük egymást az irodában anélkül, hogy megzavarnánk egymást munkáját, az már fél siker, de nem minden: a tereknek is támogatnia kell ezt a gondolatot. A munkaterek mellett kisebb és nagyobb tárgyalók, közösségi terek és „telefonfülkék” segíthetnek abban, hogy az interakcióval járó feladatok ne zavarják meg azokat, akik éppen valamilyen elmélyülést igénylő munkán dolgoznak.

Az aktív tereket (pl. a konyhát, a közösségi teret, a nyomdát) érdemes az irodaépület középső részében kialakítani, a csendes munkaállomásokat pedig minél távolabb ettől a tértől. Már az is sokat számít, hogy a munkaállomásokat merre pozícionáljuk, hiszen nem mindegy, hogy a perifériás látásunkban egy forgalmas hely (pl. az ajtó) van, vagy éppen egy vizuális ingerektől mentesebb, nyugodt sarok. Amennyiben sok tevékenységtípus és téri igény keveredik, bízd a feladatot szakértőkre, és igényelj space planning szolgáltatást!

Nincs egy bevált recept…

…éppen ezért érdemes biztosítani olyan személyre szabható munkaállomásokat, amelyeket a munkavállaló a felmerülő igényei szerint alakíthat. A mobilis akusztikai panelek a zajszűrésben, a multifunkcionális térelválasztók (például a tárolóegységekkel felszerelt üzenőfalak, vagy a növényfalak) pedig a vizuális ingerek csökkentésében segíthetnek.

Egy jól kialakított munkaállomás már önmagában hordozza a variáció lehetőségét is. Az álló munkavégzéshez szükséges feltételek megteremtése az egészséges munkaállomások alappillére. Ha naponta néhány órát állva dolgozunk, az nem csak az állóképességünket növeli, de az üléshez képest sokkal egyenletesebben terheli a gerincet, így mérsékli a derékfájást is. Egy emelhető asztal álló- és ülőmunkára egyaránt alkalmas, a kívánt magasság beállítása pedig csak egy gombnyomásba kerül. Ezek az asztalok tehát nem csak egészséget, de testreszabhatóságot is ígérnek.

Az ülőmunkához válasszunk ergonomikus széket! Mi az aktív ülés mellett tesszük le a voksunkat: a SpinaliS székek mozgó ülőlapjuknak köszönhetően a nap ülve töltött idejében is folyamatos mozgásban tartanak, így a gerincoszlop minden csigolyája egyenletes terhelést kap. Ha a munkavállalónak biztosítjuk a döntés szabadságát, és olyan megoldásokat kínálunk neki, amelyek garantálják az egészségüket és a kényelmüket, az a koncentrált munkavégzésre is jótékony hatással lesz.

Szeretnél olyan munkahelyet, amely eredményesebben támogatja a koncentrált munkavégzést? Keresd lakberendezőnket, és vágj bele velünk az iroda átalakításába!