Nem fogunk hazudni: az irodai költözés fárasztó és sok bonyodalommal jár. Szerencsére van néhány tippünk ahhoz, hogy hogyan hozzátok ki a legtöbbet a folyamatból, és őrizzétek meg közben a nyugalmatokat!
Az irodai költözésnek számos oka lehet (például kinőttétek az előző helyet, a céges profil változása miatt új lokáció szükséges, vagy éppen valamilyen a cégtől független körülmény miatt kell váltanotok), a helyzeten ez nem változtat: szervezkedni és csomagolni kell, és élni az újrakezdés lehetőségével.
Habár sok munkával és kifejezetten stresszes pillanatokkal jár a folyamat menedzselése, valójában ugyanannyi boldog percet is hoz: előkerülnek az évek óta nem látott bögrék, a volt kollégák hagyatékai, és a napi rutintól eltérő közös munka, a pakolás egy perc alatt összehozza a csapatot. Az együttműködés nem kell, hogy csak a „piszkos” munkára redukálódjon, sőt!
A legjobb, ha már a költözés gondolatának megszületésétől kezdve végig jelen van minden egyes dolgozó a folyamatban. Találjátok ki közösen azt, hogy mit mentsetek át az előző irodából, és minek mondjatok búcsút végérvényesen! Nem csak a bútorokról és az étkészletekről van szó: a tér változása a cég szellemiségének újragondolásával is jár. Ez nagy feladatnak hangzik, valójában azonban néhány szempont figyelembevételével könnyen lehet venni az akadályokat, segítséget kérni pedig mindig ér – senki nem született arra, hogy ekkora változások lebonyolítását szervezze, és (optimális esetben) nincs nagy rutinunk a költözésben, így bátran forduljunk segítségért szakértőkhöz, akik az irodák költöztetésében és átalakításában profik!
_01 Kérd ki kollégáid véleményét!
Ez nagyon fontos, hiszen csak akkor fogják érezni a kollégáid, hogy valóban partnerként tekintetek egymásra, ha ők is beleszólhatnak a folyamatokba. Egy design kutatás legfontosabb része és első lépése a megfigyelés és a felhasználók kikérdezése, hiszen csak ebből fog kiderülni, hogy milyen problémákkal szembesülnek nap mint nap, amiket célszerű magunk mögött hagyni költözéskor, és jobb, korszerűbb és kényelmesebb megoldásokkal jelentkezni az új helyen.
Ha a költözés előtti időszakban egy kicsit a designerek szerepébe bújsz, és a napi rohanás helyett megállsz az irodában és csak szemlélődsz, jó eséllyel fogsz meglátni olyan problémákat, amelyeket eddig észre sem vettél. A nem szembetűnő problémákról pedig csakis a munkatársaid fognak tudni hiteles képet adni. Vedd figyelembe a kéréseiket is: lehet, hogy valakinek egy asztali lámpára lenne szüksége, másnak egy új székre. Ha sokan dolgoztok a cégnél, küldj ki egy online kérdőívet, lehetőség szerint pedig négyszemközt is beszélj kollégáiddal a költözésről és a felmerülő igényekről!
_02 Időbeosztás
Legyen egy mindenki által követhető táblázat, amiben a költözést érintő összes eseményt vezetitek, és ahonnan kollégáid első kézből informálódhatnak az őket érintő feladatokról! „Office move management software” kulcsszavas kereséssel a neten számos online programról fogsz kapni találatokat, amelyek kifejezetten a költözés időbeosztását segítik.
Nem érdemes alábecsülnünk ennek a feladatnak a nagyságát: ez akár egy új munkakörnek is felfogható, amire időt és energiát kell fordítani, nem lehet csak úgy beszúrni két e-mailezés közé egy költözési program összeállítását. Itt is érvényes, hogy a kollégák figyelembe vétele a legfontosabb. Ha az egyik héten hárman szabadságon vannak, négy ember pedig egy szoros határidejű munkán dolgozik, akkor jobb nem arra a néhány napra időzíteni a költözéssel kapcsolatos közös meetinget.
_03 Kategorizáld és címkézd a dobozokat!
Szín szerinti kódok, feliratok, matricák… vagy lényegében bármi hasznos lesz, ami segít nektek eligazodni, és mindenki számára egyértelműen jelzi, hogy mi található a dobozokban és hogy hova kell kerülniük az új helyen. Ez a technika a kipakoláskor fog igazán jól jönni, hiszen ha egy csomagolt dobozról tudjuk, hogy konyhai eszközöket rejt, akkor már költözéskor tudni fogjuk, hogy azt még véletlenül se az új tárgyaló parkettájára tegyük le.
A felesleges dobozologatások és cipekedések így könnyen megspórolhatók. És hogy mit dobozoljunk be? Kizárólag azt, amire valóban szükség lesz az új irodában. A költözés egy giga méretű szelektálással is felér, amit általában nem iktatunk be csak úgy a hétköznapokba. A kialakult szemétkupacot pedig érdemes még egy utolsó ellenőrzésnek alávetni, hátha lapulnak benne olyan tárgyak, amelyek még használhatóak és adományként szívesen fogadnák különböző szervezetek.
_04 Új hely, új bútorok?
Az irodai költözés egyi legnagyobb kihívása az új tér, amelyben újra kell tervezni a munkaállomások helyét, egymáshoz való viszonyát, a szükséges bútorok számát és típusát, tehát az irodai munkatér teljes berendezését, nem beszélve az egyéb helyiségekről, például a konyháról, tárgyalóról, pihenő közösségi terekről. Mindez persze nem a cég feladata, sőt, érdemes minél hamarabb szakemberekhez fordulni.
Mi a Bútorbutiknál a tervezéstől a kivitelezésig vállaljuk irodák berendezését: az első egyeztetések után helyszíni felmérések következnek, majd a látványtervezés, és további egyeztetések után máris a kivitelezés fázisában járunk, ahonnan csak egy lépés a költözés. A kollégáktól korábban beszerzett információk a tervezővel való beszélgetéskor is jól jönnek, hiszen célunk az, hogy igazán személyre szabott munkaállomásokat és tereket valósítsunk meg.
Ez azt jelenti, hogy minden bútor, ami az előző irodában volt, megy a szemétbe?
Természetesen nem. Ami jó és bevált, azt kár lenne kidobni, azonban fontos látnunk, hogy bútorok esetében sokszor elfogultak vagyunk és lassabban vesszük észre a hibáit. Elromlott billentyűzetek, törött képernyők, tönkrement kábelek… ezeket általában rögtön javítjuk vagy cseréljük. Viszont amikor egy szék kényelmetlen, de nincs semmi látható hibája, továbbra is használjuk, nem törődve azzal, hogy akár az egészségünket kockáztatjuk vele. A költözés a legjobb alkalom arra, hogy megszabadulj azoktól a tárgyaktól, amik a megszokás miatt beépültek az irodai környezetbe, holott többet ártanak, mint használnak. Kérdezd ki a kollégáidat még a költözés előtt: jól szolgált a széke, amin napi 8 órát ül?
A költözéssel eljött az ideje annak, hogy biztosítsd kollégáid számára az egészséges munkavégzés feltételeit, és ergonomikus székbe ültesd őket. Ha pedig valaki állva szeretne dolgozni, akkor gondoskodj az emelhető asztalos munkaállomásról! Ezeket az igényeket már a kezdetekkor felmérjük, és úgy tervezzük meg az irodát, hogy esztétikailag, ergonómiailag és funkció szerint is minden tökéletesen kapcsolódjon egymáshoz és a tér adottságaihoz.
_05 Márkaépítés
Ha már megújulásról van szó, akkor ne csak az irodai környezetet gondold újra, hanem a céged identitását is! A tér megváltozása akár a cég működési struktúrájának átalakulásával is járhat, ami lehet, hogy egy új arculatért is kiált. Egy új arculat készítése gyakran együtt jár a közös célok és a cég pozicionálásának újragondolásával is; ha az arculat kész, akkor az új teret könnyebb vizuálisan már eleve az arculathoz hangolni, mint utólag változtatni rajta.
Az, hogy melyik változtatás milyen ütemben és sorrendben követi egymást, az a vezetők döntésétől függ, és persze pénz kérdése is. Az viszont biztos, hogy a költözés egy sor fontos kérdés megválaszolását és újragondolását veti fel, így érdemes egy nagy céges projektként gondolkodni róla, és nem az utolsó pillanatban kapkodni a válaszokkal.
_06 Átmenetileg máshol
Előfordulhat, hogy nem megy a költözés egyik napról a másikra, és a cégednek egy átmeneti helyre van szüksége. A home office korát éljük, dolgozni bárhonnan lehet, de ha a munkakörből adódóan fontos a személyes találkozás, akkor egy coworking-iroda a megoldás a köztes időszakra. A virtuális kapcsolattartás az egyik kulcsa lesz ennek a néhány hétnek, hónapnak.
Néhány személyre szabott tippre lenne szükséged az új iroda berendezéséhez? Kérd lakberendezőnk segítségét, aki a költözés gondolatától a beköltözés pillanatáig Veled együtt viszi végig a tervezői projektet!