Legendából valóság: a hibrid iroda

Agilis munkavégzés = hibrid iroda?

Valójában a hibrid iroda kéz-a-kézben jár pár divatos hívószóval, amilyen az agilis (vagy másképpen tevékenység-alapú) vagy rugalmas munkavégzés. Ezekhez igazodik, ezek határozzák meg (egymást is).

Azt senkinek sem kell bemutatni, hogy a világjárvány hogyan formálta át a munkaszervezés folyamatait és területeit, hiszen ma már alig van olyan cég, aki ezt ne tapasztalta volna meg a gyakorlatban is. Aki csak lehet, otthonról dolgozik, és bármelyik kutatást vagy felmérést is vizsgáljuk, az mindegyikből látszik, hogy a dolgozók túlnyomó többsége egyáltalán nem is szándékozik visszatérni az irodai terekbe. Ennek számtalan jól érthető oka és előnye van mind a beosztottak, mind pedig a munkáltatók részéről, amikről korábban már részletesen írtunk.

Ezekhez a feltételekhez kell most alkalmazkodnia az irodai tereknek - és nem csak azoknak, amik éppen tervezés alatt állnak, hanem a meglevőknek is. A tér ugyanis másodlagossá vált. A tevékenység-alapú munkavégzés lényege benne van a kifejezésben is: a tevékenység a fontos, vagyis hogy az adott munka hatékonyan és integráltan el legyen végezve. Ennek pedig - az irodisták történetében talán először - már semmi köze ahhoz, hogy ténylegesen hol is dolgozik az illető. Hiszen ha otthon ül a laptopja előtt, vagy ha az irodában, az a nap végén teljesen lényegtelen (már amennyiben a feladatok el vannak végezve). Ez a felismerés egyáltalán nem újkeletű, hazánkban is régóta ismert a rendszeres, munkaszerződésben is rögzített mennyiségű home office, az azonban nyilván rendhagyó helyzetet teremtett, hogy hirtelen ez lett a "normális", nem pedig a kivételes. És ez a rendhagyó állapot mostanra a mindennapi élet normalitása lett.

Az agilis munkavégzés másik gyakori értelmezése egyfajta projekt-menedzsment megoldás. Ezt csak azért említjük meg, mert a kifejezésnek ebben az értelmében nem (vagy alig) számít a fizikai tér, sokkal inkább a meglevő emberi és egyéb erőforrásoknak a projekt végrehajtásához leghatékonyabb módon történő szervezéséről van szó.

Az eredeti kérdésre tehát a válasz inkább az, hogy agilis munkavégzés -> hibrid iroda (mint szükségszerű következmény).

Mi a helyzet hazánkban?

A magyar irodák a nemzetközi átlaghoz képest enyhén zsúfoltnak számítanak. A pandémiás időszak következményei miatt a bérben vagy saját tulajdonban levő irodai terek biztosan zsugorodni fognak majd, ám nem valószínű, hogy olyan mértékben, mint ahány dolgozó otthonról dolgozik. Várhatóan az alapterületek csökkenése kisebb lesz, mint az (arányosított) létszámcsökkenés, így a hazai irodák is kicsit tágasabbá, a közösségi tereknek nagyobb helyet engedővé válhatnak.

Partnereinkkel folytatott konzultációinkból tudjuk, hogy a legtöbb magyar cég még kivár: bár jelenlegi tereik kihasználtsága nagyon alacsony (részben mert sok helyen hatékony "vetésforgó" rendszert vezettek be a bent eltöltött időre vonatkozóan), egyelőre nem hajtottak végre drasztikus alapterület-csökkentést. Egyesek csak kivárnak, mások nem látják elég nagynak a költözéssel járó költségcsökkenést, sokan pedig egyszerűen még nem jutottak el az átalakítás problémaköréig.

Pedig erre idővel szükség lesz, hiszen a hibrid irodák egyik fő és fontos feladata teret adni az olyan kooperatív tevékenységeknek, amiket az elmúlt 1-2 évben még nem sikerült online térbe "kiszervezni". Bár ma már teljesen hétköznapi és rutinos egy-egy zoom meeting a virtuális térben (sőt, már virtuálisnak sem érezzük azt a teret), vannak alkalmak, amikor a csapat részének vagy egészének - a higiéniás szabályok betartása mellett - találkoznia kell.

A személyes találkozásokat, mint csapatépítő elemet és kohéziót elősegítő tényezőt képtelenség száműzni az emberi együttműködésre épülő munkahelyekről. Az egyének közti információcsere 90%-a metakommunikáció, vagyis nem a szavak útján zajlik, hanem például a testbeszéddel. Ehhez személyes találkozások kellenek, amik mélyítik a bizalmat, hatékonyabbá teszik a kommunikációt, teret engednek a csapatot összetartó események (közös történetek, tréfák) létrejöttének. Ez az, amire az online meeting vagy a céges chat sosem lesz alkalmas, és ezt (is) biztosítani kell a frissen kialakuló hibrid irodáknak.

Milyenek lesznek a hibrid irodák?

Amellett, hogy átformálják a munkaterekről alkotott elképzeléseinket, pár szempontnak biztosan megfelelnek majd. A dolgozók főleg ezt vehetik majd észre:

• rugalmasan kezelik a munkaállomásokat - hiszen nem lehet tudni, jövő héten hányan és hogyan akarnak majd dolgozni, kinek milyen feltételekre lesz szüksége, így egy hibrid irodában a munkaállomások személyre szabhatóak, például könnyen beállítható ergonomikus székekkel és emelhető magasságú asztalokkal;

• kiemelik az ergonómiát - hiszen ma már nem tréfa, hogy az irodának versenyeznie kell a dolgozó otthon kialakított, számára igazán kényelmes, csendes, munkavégzésére kiemelkedően alkalmas terével, amit az elmúlt években saját magának felszerelt (hiszen elemi érdeke volt); ekképpen a tehetségek megtartása a HR osztályok számára új kihívásokat jelent, együtt kell gondolkodniuk az irodai tereket megálmodókkal;

• támogatják a kooperatív munkavégzést (akár a virtuális térben is) - a hibrid meeting jó példa erre: az irodában tartózkodó kollégák együtt vannak, a többiek pedig videóchaten otthonról kapcsolódnak be, ehhez viszont hangszigetelt, nyugodt helyiséget kell biztosítani az irodában, vagyis újra kell gondolni, mitől lesz jó egy tárgyaló vagy meeting room;

• elősegítik a higiénés szabályok betartását - a paravánok, növényfalak, asztalok közötti távolságok, önműködő ajtók, könnyen fertőtleníthető felületek, hatékony légcserélő megoldások és a személyes higiénia eszközei alapvető részét képezik a hibrid irodáknak, hiszen nem a koronavírus (és annak első hullámai) volt az utolsó, globalizált világunkon végigsöprő járvány;

De ne álljunk meg itt. Mi a mögöttes tartalom? Hogyan alakul át az irodáról való gondolkodás? A hibrid irodáknak:

• alapterületük is rugalmas lehet - nehezen elképzelhető, hogyan, de mind a bérbeadók, mind pedig a bérlők érdeke, hogy akár magát az alapterületet is skálázni lehessen az aktuális igényeknek megfelelően; ehhez kapcsolódhat mobilis bútorzat, például könnyen lapjára csukható, helytakarékos állítható munkaállomások;

• továbbra is reprezentálniuk kell - valljuk be őszintén, az irodai tér egyben kifelé irányuló reprezentáció és befelé ható employer branding is, vagyis a legkvalifikáltabb, a cég számára legtöbb értéket teremtő kollegák akkor is elvárják a "menő" irodai teret, ha idejüknek csak kis részét töltik ott;

• erőt, de egyben agilitást is sugároznia kell - keveset beszélünk róla, de a legtöbb dolgozót a járvány miatti bizonytalanság lelkileg is megviselte, a hibrid irodáknak viszont a jövőben azt kell sugározniuk: bármi is történik, a céged veled van, gondoskodik rólad (bármilyen környezetet is igényeljen ez);

• rövid(ebb) távban gondolkodik - a fizikai tér mellett átalakulnak a konstrukciók is: a bérbeadók és a bérlők is sokszor már nem évekre, csak hónapokra, rugalmasan állapodnak meg a bérletről - ez szükségszerű és a piaci igények is ezt diktálják, így a hibrid irodák háttere is teljesen megváltozik, nő a fizikai mobilitásra való képesség;

• moduláris szerkezetűek - nem csak a konkrét fizikai térre kell gondolni, hanem a használat-arányos szolgáltatások körére is: a bérbe adó fél széles spektrumon kínálhat szolgáltatásokat (infrastrukturális, egészségügyi vagy akár szórakoztató funkciókat), amiket a bérlő összeválogat (például nem kéri az irodaház fitness-termének vagy postai szolgáltatásának használati jogát a dolgozók részére, de biztonságos wifi-hálózatot és kézfertőtlenítő állomásokat igen);

• ugyanannyira virtuálisak, mind fizikaiak - az irodákat bérbe adó cégek versenyképességük megőrzése érdekében ma már számítástechnikai szolgáltatásokat is kínálhatnak (nem csak hálózatot, de akár munkaállomásokat is), ezzel pedig segítenek a cégeknek saját kiadásaik lefaragásában;

Ez örökre így marad?

Természetesen a cégeket főként az érdekli, mennyire lesz állandó a jelenlegi helyzet. Erre senki sem tud megbízható választ adni, a költéseiket lefaragni igyekvő vállalatok azonban igyekeznek elkerülni a divathullámokat. Abban azért nagyrészt egyetértés van, hogy a hibrid iroda nem csak múló szeszély, hiszen ha holnap meg is szűnne a világjárvány, a dolgozóknak eddig adott juttatások és lehetőségek (például a folyamatos otthoni munkavégzés) nem vonhatóak vissza egykönnyen, és legtöbbször a visszarendeződés nem is képviselné sem a dolgozó, sem a cég érdekeit.

A munkaadók rengeteget spórolhatnak a gigantikus irodai tereik csökkentésén vagy racionalizálásán, a dolgozók pedig hatékonyabban végezhetik feladataikat az otthon nyugalmában és rengeteg időt spórolhatnak a napi ingázás elkerülésével. Ezek persze csak a nyilvánvaló előnyök, hosszabb távon biztosan jelentkeznek majd újabbak (és hátrányok is).

Megrendelőként mire figyelj oda?

Az elmúlt egy év projektjeinek tapasztalatai alapján összeszedtünk pár szempontot, amire érdemes lehet figyelned, ha új irodai teret alakítasz ki, és mindezt költséghatékonyan és időtállóan akarod megtenni:

• maradj gyorsreagálású: válassz olyan helyiséget, amit rugalmas szerződésben, a lehetőségekhez képest változtatható keretek között adnak ki neked (szükség esetén akár bővíteni is tudod - ne csak a szűkölésre gondolj);

• kommunikálj a csapatoddal: a kommunikáció nagyon fontos, a dolgozóid pedig sokkal nagyobb biztonságban érzik magukat, ha tudják, mi jár a fejedben, mire számíthatnak (vagy akár közre is működhetnek annak kitalálásában);

• gondolkodj mobilis bútorzatban: akármilyen is legyen egy iroda koncepciója, ott szükség van a munkavégzéshez elengedhetetlen eszközökre (egészséges székekre, állítható munkaállomásokra, praktikus bútorzatra és megannyi más dologra), ezeket viszont válaszd meg úgy, hogy könnyen mozgathatóak, flexibilisek és tartósak legyenek;

• teremts értéket: hiszünk abban, hogy minden olyan befektetés megtérül, ami értéket teremt akár a céged, akár partnereid, akár dolgozóid számára - ha az iroda átalakítása funkciókat bővít, képességeket ad és segít nem csak túlélni, de fejlődni is, akkor megéri beruházni.
  

Ha tudunk neked segíteni az újratervezésben, és a viharos időszakban is időtálló megoldásokat szeretnél, keress bennünket bátran! Vezető lakberendezőnk, Kollár Krisztina a space planningtől a konkrét termékekig szívesen elkalauzol az irodai munka változó, megújuló világában!