„A recepció a cég arca” – az első dolog, amit észreveszünk, és ami alapján kialakítunk egy általános véleményt. „A recepció kézfogás” – az ügyfelekkel, vendégekkel való első találkozás eseménye. A metaforákat még sorolhatnánk, a lényege ugyanaz: nagyon nem mindegy, hogy milyen térrel találkozik először az ügyfél. Elmondjuk, mire figyelj!
Sokat nyomhat a latba, hogy az ügyfeleket és a látogatókat milyen recepció fogadja. A feladat nem egyszerű: a recepció egyszerre kell, hogy funkcionális, professzionális és esztétikus legyen. Ennek a területnek a kialakítása legalább olyan pontosságot és részletekbe menő figyelmet kíván, mint amikor az irodai munkateret gondoljuk újra.
Jól működjön!
A recepciónak legalább két használója van: a kolléga és az ügyfél, sőt, nagy eséllyel a többi munkatárs is ezen keresztül közelíti meg az irodát. Hány ülőhelyre lesz szükséged? Mennyi a recepció átmenőforgalma egy nap? Átlagosan mennyi időt töltenek a látogatók a recepció területén? Ez már többről szól, mint csupán kitalálni a látványt és a bútorok elrendezését.
A „megérkezés” folyamatát kell megtervezni, egészen onnantól, hogy a látogató megfogja a kilincset és belép az ajtón. Ha szakadó esőből jön, hova teheti az esernyőjét? Ha várakoznia kell, hol foglalhat kényelmesen helyet, és mivel ütheti el az idejét? Kérdések, amelyek megoldásokért kiáltanak.
A cég imázsához illő legyen!
Határozd meg, hogy milyen látvány fogadja a klienseidet! Milyen stílus passzolhat leginkább az ő ízlésükhöz, és mi az, ami a cég mentalitásával is egyezik? Biztosítsd, hogy a recepció megjelenése a megfelelő üzenetet közvetítse az ott megfordulók felé! A cég arculati színeinek felhasználása, a logó elhelyezése, céges referenciák és reklámok hirdetése egy kijelzőn a várakozó terület mellett – ezek mind bevett gyakorlatok, amelyeket direkt és kevésbé direkt módon is lehet alkalmazni. A hangsúly az ízlésességen és a hitelességen van!
Mindenki szereti a meleg fogadtatást…
A pultot helyezzük el úgy, hogy a recepciós egyből köszönteni tudja azt, aki belép az ajtón! Erre több megoldást is tudunk: a bejárattal szemközti recepciós pult egy barátságos és közvetlen üdvözlést sejtet, míg az ajtó sarkához igazított pult formálisabb helyzetet idéz elő.
Ha azt szeretnéd, hogy kellemes közeg fogadja az ügyfeleket, kerüld a zsúfoltságot és tarts rendet! Egy jól megtervezett pult tárolókat is rejt magában, ahová a kollégád kényelmesen be tud pakolni, így a recepció összképét nem zavarja meg semmi. A megfelelő erősségű és színezetű fénnyel tovább tudsz javítani a hely atmoszféráján. Világítással kapcsolatos ötleteinkről egy korábbi cikkünkben olvashatsz.
Legyen reprezentatív, és hirdesse a cég professzionalitását!
Egyes cégek saját „kiállítást” szerveznek a recepció területére, ahol közszemlére teszik mindazokat a régi tárgyakat és archív fotókat, amelyek a cég történetét mutatják be. Mások a bezsebelt díjaknak és okleveleknek különítenek el egy szem előtti polcot, vagy éppen a cég profiljába vágó szakirodalomból rendeznek be egy mini-könyvtárat. A célja mindegyiknek ugyanaz – a szakmai tudást és hitelességet bizonyítani már az első találkozáskor.
Átalakítanád a recepciódat? Keresd fel bátran lakberendezőnket, aki segíteni fog a céged profiljához illő recepció megálmodásában és kivitelezésében!